Steuerfreie Geschenke für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen

Als Wertschätzung für getane Arbeit, zum Geburtstag oder als kleine Aufmerksamkeit zwischendurch: Die Anlässe, zu denen Unternehmen ihre Beschäftigten beschenken, sind vielfältig. Genauso vielfältig sind aber auch die gesetzlichen Vorgaben, die es dabei zu beachten gilt. Insbesondere, wenn Geschenke an die Mitarbeiter:innen steuerfrei sein sollen. Was ihr bei steuerfreien Geschenken beachten müsst, welche Rolle Sachbezug dabei spielt und warum es sich lohnen kann, auf nachhaltige Geschenke zu setzen, zeigen wir euch in diesem Artikel.

Wollen Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen etwas Gutes tun, sind häufig Geldgeschenke das erste Mittel der Wahl. Aber hier ist Vorsicht geboten. Bei Geldleistungen des Unternehmens an seine Mitarbeiter:innen müssen regulär versteuert werden. Es gibt jedoch einen Weg, wie ihr euren Mitarbeiter:innen eine kleine Freude bereiten könnt – und dabei auch noch Lohnsteuern und Sozialabgaben spart.

Statt auf Geldbeträge zu setzen, sollten Arbeitgeberinnen einen anderen Weg einschlagen.  Das Zauberwort für steuerfreie Geschenke heißt nämlich Sachbezug. Doch was bedeutet der Begriff eigentlich? Unter Sachbezug versteht man im Sinne von § 8 Abs. 1 EStG diejenigen Sachleistungen, die Arbeitgeberin ihren Mitarbeiter:innen zusätzlich zum regulären Gehalt gewähren können. Hier ein paar Beispiele:

• Jobtickets
• Verpflegungskosten, z.B. Essensgutscheine
• Sportmitgliedschaften
• Sachgeschenke
• Sachbezugskarten oder Gutscheine

Besonders große Flexibilität bieten Sachbezugskarten und Geschenkgutscheine. Hier können die Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen selbst entscheiden, wofür sie ihr Guthaben einlösen möchten. Bei einer Sachbezugskarte handelt es sich um eine Prepaid-Debitkarte, die der Arbeitgeberin monatlich mit Geld aufgeladen wird und mit der an ausgewählten Akzeptanzstellen bezahlt werden kann.

Damit die monatlichen Sachzuwendungen an die Mitarbeiter:innen steuer- und abgabenfrei bleiben, sind folgende Kriterien zu beachten:

1. Zusätzlichkeit: Wenn ihr den Sachbezug als steuerfreie Geschenke für Mitarbeiter:innen nutzen wollt, muss dieser zusätzlich zum regulären Gehalt gewährt werden. Es ist nicht erlaubt, das Gehalt in steuerfreie Sachleistungen umzuwandeln, dadurch geht der Steuervorteil verloren.
2. Freigrenze: Bis zu 50 Euro im Monat, können Arbeitgeberinnen jedem ihrer Mitarbeiter:innen als steuerfreien Sachbezug gewähren (§ 8 Abs. 2 S. 1 EStG). Dabei werden alle Sachzuwendungen eines Monats zusammengerechnet. Pro Jahr sind hier Zuwendungen in einer Gesamthöhe von 600 Euro möglich.

3. Keine Barauszahlung: Damit Geschenke an die Mitarbeiter:innen sich vom regulären Gehalt abgrenzen und so steuerfrei bleiben, dürfen Sachbezüge nicht in Form von Bargeld ausgezahlt werden. Das gilt auch für die Auszahlung von Restbeträgen. Darüber hinaus muss eine Sachbezugskarte in ihrer Verwendung eingeschränkt sein. Mehr dazu findet ihr unter Punkt 4.
4. Sonderregelung für Gutscheine und Sachbezugskarten: Um Gutscheine oder Sachbezugskarten als steuerfreie Mitarbeitergeschenke geltend zu machen, dürfen mit diesen ausschließlichen Waren oder Dienstleistungen erworben werden. Damit erfolgt eine klare Abgrenzung zwischen Sachbezug und Geldleistungen. Voraussetzung ist, dass eines der folgenden Kriterien des Zahlungsdienstaufsichtsgesetz (ZAG) § 2 Abs. 1 Nr. 10 a) oder b) erfüllt wird.
   
   § 2 Abs. 1 Nr. 10a: Begrenztes Netzwerk: Der Gutschein bzw. die Sachbezugskarte muss entweder regional oder auf einzelne Geschäfte des Einzelhandels bzw. Einzelhandelsketten begrenzt sein. Eingelöst werden können sie beim Gutscheinaussteller selbst oder an ausgewählten Akzeptanzstellen.
   
   § 2 Abs. 1 Nr. 10b: Begrenzte Produktpalette: Der Gutschein oder die Sachbezugskarte darf nur für eine Produktkategorie gültig sein. Das können z. B. Bücher- oder Essensgutscheine sein.  

5. Zuflussprinzip: Steuerfreie Geschenke in Form von Sachbezügen müssen von Arbeitgeberinnen monatlich gewährt werden. Eine Sammelüberweisung am  Jahresende ist nicht möglich. Wird dies nicht beachtet, geht der Steuervorteil verloren und die Arbeitnehmer:innen müssen den gesamten Betrag als steuerpflichtiges Einkommen versteuern.

Auch bei besonderen Anlässen habt ihr als Arbeitgeberin die Möglichkeit, euren Mitarbeiter:innen mit einem kleinen Geschenk eine Freude zu bereiten – und dabei trotzdem steuerfrei zu bleiben. Voraussetzung ist, dass es sich dabei um einen persönlichen Anlass handelt. Dieser kann sowohl privater als auch betrieblicher Natur sein. Hier ein paar Beispiele:

• private Anlässe: Geburtstag, Trauung, Geburt des Kindes
• betriebliche Anlässe: Dienstjubiläum, Beförderung, Begrüßung oder Verabschiedung von einem:einer Mitarbeiter:in.

Wichtig: Besondere Ereignisse, die nicht einen bestimmten Arbeitnehmer oder Arbeitnehmerin konkret betreffen, wie zum Beispiel Firmenjubiläen oder Weihnachten, gelten nicht als persönliche Anlässe.

Anlassbezogene Geschenke der Arbeitgeberinnen an ihre Mitarbeiter:innen werden unter dem Begriff Aufmerksamkeiten zusammengefasst. Damit diese Art der Geschenke steuerfrei bleiben, gelten dieselben Regeln wie bei Sachzuwendungen: Es darf kein Bargeld verschenkt werden und überschreitet der Wert des Geschenks den Freibetrag, fällt der Steuervorteil weg. Einziger Unterschied: Bei anlassbezogenen Geschenken erhöht sich gemäß R.19.6, Abs. 1 LStR der Freibetrag auf 60 Euro pro Anlass. 60 Fallen innerhalb eines Monats mehrere Anlässe zusammen, wie zum Beispiel Geburtstag und Hochzeit, könnt ihr euren Mitarbeiter:innen beides mal mit einem kleinen Geschenk überraschen. Aber: Die Anzahl der Aufmerksamkeiten, die ihr als steuerfreie Geschenke nutzen könnt, ist auf insgesamt drei pro Jahr beschränkt.

Doch Sachbezug ist nicht gleich Sachbezug. Wenn ihr euren Mitarbeiter:innen eine Freude machen wollt, ist es natürlich besonders wichtig, dass diese auch ankommt. Und was bietet sich da mehr an als ein Geschenk, dass nicht nur die Werte der Mitarbeiter:innen und eure Unternehmenswerte widerspiegelt, sondern auch ganz nebenbei die Attraktivität eures Unternehmens für neue Talente erhöht. Wie das geht? Mit nachhaltigen Geschenken.

Denn das Thema Nachhaltigkeit wird bei der Wahl des Arbeitsplatzes immer relevanter. 71% der Beschäftigten gaben in einer Umfrage des ESG-Trendreports 2022 an, dass sie umweltfreundliche Unternehmen als die attraktivere Arbeitgeberin betrachten. Sich als nachhaltige Arbeitgeberin zu präsentieren, erweist sich aber nicht nur im Recruiting als Wettbewerbsvorteil.

Auch bei der Motivation und Bindung der Mitarbeiter:innen an das Unternehmen zahlt es sich aus, sich beim Thema Nachhaltigkeit klar zu positionieren. So haben 47% der Beschäftigten bereits einmal aufgrund von fehlendem Purpose, also der fehlenden Sinnstiftung im Sinne der eigenen Nachhaltigkeitswerte, gekündigt.

Wer also langfristig mit glücklichen Mitarbeiter:innen zusammenarbeiten möchte, sollte Nachhaltigkeit auch im (Unternehmens-)alltag leben. Ein guter Anfang sind dabei nachhaltige Geschenke an die Mitarbeiter:innen. Nicht nur, dass ihr eure Beschäftigten finanziell unterstützt und dadurch die Arbeitsmotivation steigert, sondern auch die Tatsache, dass ihr Nachhaltigkeit als Unternehmenswert definiert, wirkt sich positiv auf die Mitarbeiterbindung aus.

Ihr sucht nach steuerfreien Geschenken, die nicht nur nachhaltig sind, sondern mit denen ihr viele eurer Mitarbeiter:innen ansprecht? Dann sind die und guudcard und der guudschein genau das Richtige für euch.

Die guudcard ist eine nachhaltige Sachbezugskarte, mit der im nachhaltigen Einzel- und Onlinehandel in der Region bezahlt werden kann. Da die guudcard eine MasterCard Prepaid Karte ist, kann sie bei einer Vielzahl von freigeschalteten Akzeptanzstellen eingelöst werden. Dabei sind die Mitarbeiter:innen maximal flexibel: Von Biomärkten über Fahrradläden oder Fair Fashion Stores bis hin zum Deutschlandticket ergeben sich zahlreiche Nutzungsmöglichkeiten. Mit der guudcard können Unternehmen somit ganz einfach und unkompliziert nachhaltigen Konsum erschwinglicher für ihr Team machen. Und nebenbei über den Arbeitsplatz hinaus eine positive Wirkung in der Region erzielen.

Und zu persönlichen Anlässen: der guudschein. Auch bei diesem steuerfreien Geschenk können die Mitarbeiter:innen selbst entscheiden, wofür sie den Gutscheinwert ausgeben möchten. Dabei können sie unter verschiedensten nachhaltigen Onlineshops wählen. Egal ob Fair-Fashion von glore, biologische Shampoos und Seifen von Less Waste Club oder Ökostrom von Polarstern; den Wünschen von euren Mitarbeiter:innen sind keine Grenzen gesetzt. Alle teilnehmenden Shops findet ihr hier. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, das Kartenguthaben zu spenden und so sozialen oder ökologischen Projekten wie zum Beispiel der Tafel zukommen zu lassen.

• Individuelle Geschenke: Ein passendes Geschenk zu finden, ist meist gar nicht so einfach und die falsche Wahl kann schnell für Verstimmungen sorgen. Warum also ein Risiko eingehen? Mit der guudcard oder dem guudschein haben Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, aus einer Vielzahl an Onlineshops und dem lokalen Einzelhandel zu wählen, um das Produkt oder Erlebnis zu erwerben, das sie sich wirklich wünschen.
• Nachhaltigen Konsum fördern: Mit der vielfältig einsetzbaren guudcard und dem guudschein ermöglicht ihr euren Mitarbeiter:innen, nachhaltigen Konsum in ihren Alltag zu integrieren und dabei ihre eigenen Werte leben zu können. Indem man sich als Arbeitgeberin für seine Mitarbeiter:innen engagiert, bringt ihr eure Wertschätzung gegenüber euren Mitarbeiter:innen zum Ausdruck.
• Positionierung als nachhaltige Arbeitgeberin: Da die guudcard und der guudschein ausschließlich für nachhaltigen Konsum einlösbar ist, zeigt ihr damit euren Mitarbeiter:innen, dass euch als Unternehmen nicht nur das Wohl des Planeten am Herzen liegt. Diese Weitsicht sowie die klare Positionierung zum Thema Umweltschutz und Nachhaltigkeit zahlt sich auch auf dem Arbeitsmarkt aus.

Für Unternehmen gibt es zahlreiche Möglichkeiten, ihre Mitarbeiter:innen zu beschenken und dabei trotzdem Steuern und Abgaben zu sparen. Eine einfache und individuelle Lösung stellen Sachbezugskarten und Gutscheine dar, wie die guudcard oder der guudschein. Mit ihnen fördert ihr nicht nur den nachhaltigen Konsum eurer Mitarbeiter:innen, sondern positioniert euch als attraktives und zukunftsgewandtes Unternehmen.