Sachbezüge 2024: So könnt ihr über den steuerfreien Sachbezug Steuern sparen

Mal angenommen, man könnte Mitarbeiter:innen jedes Jahr bis zu 780 Euro zusätzlich und steuerfrei auszahlen. Klingt ziemlich gut, oder? Genau das wird mit Sachbezügen machbar. Arbeitgeberinnen können ihren Mitarbeitenden jeden Monat bis zu 50 Euro ganz ohne Steuerlast zukommen lassen. Zusätzlich können sie bei besonderen Anlässen, wie Geburtstagen oder Firmenjubiläen, noch zweimal im Jahr bis zu 60 Euro steuerfrei als Sachgeschenk gewähren. Ohne diese Optionen müsste man deutlich tiefer in die Tasche greifen, um den gleichen Nettobetrag bereitzustellen.

Und deshalb: Willkommen zu unserem Leitfaden über Sachbezugswerte für das Jahr 2024. Wir zeigen euch, wie man Mitarbeiter:innen zusätzlich belohnen kann, ohne eine höhere Steuerlast zu verursachen. Entdeckt, wie durch Sachbezüge nicht nur die Motivation im Team gesteigert, sondern auch der Alltag der Mitarbeiter:innen nachhaltig verbessert werden kann. Wir bieten einen umfassenden Überblick – von den gesetzlichen Grundlagen bis hin zu praktischen Tipps, um steuerfreie Extras effektiv zu nutzen.

Ein Sachbezug, definiert nach § 8 Abs. 1 EStG, umfasst alle nicht monetären Leistungen, die Arbeitgeberinnen ihren Mitarbeitenden zusätzlich zum regulären Gehalt anbieten können. Dazu gehören zum Beispiel die Beteiligung von Arbeitgeberinnen an Kosten für Unterkünfte, Verpflegung, Arbeitskleidung sowie die Bereitstellung von Jobtickets und Beiträgen für das Fitnessstudio.

Es gibt einige wichtige Voraussetzungen, um die Vorteile der Steuerfreiheit zu nutzen und gleichzeitig eurem Team etwas Positives zu bieten:

• Zusätzlichkeit: Die Sachbezüge müssen eine Ergänzung zum regulären Gehalt sein. Sie dürfen nicht als Ersatz für bereits vereinbartes Gehalt dienen, sondern müssen eine zusätzliche Leistung darstellen.
• Freibetrag: Es gibt klare Grenzwerte, die einzuhalten sind. Monatlich dürfen Sachbezüge bis zu einem Wert von 50 Euro steuerfrei bleiben. Überschreitet dieser Betrag die Grenze, verliert ihr den steuerfreien Vorteil und der gesamte Betrag wird steuerpflichtig.
• Keine Bargeldauszahlungen: Die Leistungen müssen in Sachwerten erfolgen, eine Barauszahlung ist ausgeschlossen.
• Sonderregelungen für Gutscheine und Sachbezugskarten: Diese dürfen nur zum Kauf von Waren oder Dienstleistungen verwendet werden. Sie müssen den Anforderungen des § 2 Abs. 1 Nummer 10 a) oder b) ZAG (Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz)  entsprechen, um als steuerfreie Sachbezüge zu gelten.
• Zuflussprinzip: Die Gewährung der Sachbezüge muss monatlich erfolgen. Eine jährliche Sammelüberweisung ist nicht möglich.

Ihr habt die Möglichkeit, euren Mitarbeiter:innen jeden Monat bis zu 50 Euro steuer- und abgabenfrei zur Verfügung zu stellen. Um davon Gebrauch zu machen, ist es allerdings wichtig, dass alle oben genannten Kriterien erfüllt werden. Diese 50 Euro können auf verschiedene Weisen angeboten werden, beispielsweise in Form von direkten Sachleistungen oder durch die Nutzung spezialisierter Sachbezugskarten wie der guudcard.

Neben den monatlichen Sachbezügen gibt es die Möglichkeit, euren Mitarbeiter:innen bis zu drei Mal im Jahr zu besonderen Anlässen wie Geburtstagen, Hochzeiten oder Firmenjubiläen zusätzlich bis zu 60 Euro steuerfrei zukommen zu lassen. Das erhöht den jährlichen steuerfreien Gesamtbetrag auf bis zu 780 Euro pro Mitarbeiter:in. Eine schöne Geste, die zeigt, dass ihr eure Belegschaft schätzt und zugleich steuerlich abgesetzt werden kann. Wichtig dabei ist, dass diese besonderen Anlässe wirklich einen persönlichen Bezug haben. Allgemeine Feiertage wie Weihnachten oder Ostern erfüllen diese Kriterien nicht und qualifizieren sich daher nicht für diese steuerfreie Zuwendung.

Indem ihr euch strikt an die aktuellen gesetzlichen Richtlinien haltet, könnt ihr als Arbeitgebende im Jahr bis zu 800 Euro einsparen. Diese Ersparnisse resultieren aus den Kosten, die normalerweise anfallen würden, wenn ihr euren Mitarbeiter:innen eine Gehaltserhöhung für ein Netto-Plus von 600 Euro geben würdet – das wären umgerechnet 1.444 Euro! Diese Berechnungen basieren auf einem Durchschnittsprofil: Eine Person mittleren Alters, wohnhaft in Bayern, mit einem Jahresgehalt von 47.000 Euro, gesetzlich krankenversichert, in Steuerklasse I.

Seit 2022 sind die Vorgaben für den steuerfreien Sachbezug deutlich strikter geworden. Um als steuerfreier Sachbezug innerhalb der gesetzlichen Freigrenzen anerkannt zu werden, müssen die Zuwendungen nun klar definierte Bedingungen erfüllen: Sie müssen ausschließlich für den Erwerb von Waren oder Dienstleistungen verwendet werden können und den Anforderungen des § 2 Absatz 1 Nummer 10 a) oder b) des ZAG, dem Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz, entsprechen.

Was bedeutet das in der Praxis? Gutscheine oder Sachbezugskarten müssen so gestaltet sein, dass sie:

• ausschließlich in spezifischen Geschäften oder Handelsketten einlösbar sind – zum Beispiel können sie für Einkäufe bei allen Alnatura Märkten in Deutschland verwendet werden.
• auf bestimmte regionale Bereiche begrenzt sind, wie es bei der guudcard der Fall ist, die gemäß den Vorgaben des § 2 Absatz 1 Nr. 10 a ZAG konzipiert ist.

Prepaid-Gutscheinkarten, die eine der oben genannten Einschränkungen erfüllen, bieten eine unkomplizierte und flexible Lösung, um Mitarbeiter:innen steuerfreie Sachbezüge zur Verfügung zu stellen. Diese Karten werden gemäß den neuesten gesetzlichen Vorgaben speziell für ausgewählte Geschäfte oder regionale Bereiche freigeschaltet. Mitarbeiter:innen können die monatlich gutgeschriebenen 50 Euro ansammeln und verwenden, wann immer sie möchten. Jedoch ist es nicht möglich, das Geld abzuheben oder zu überweisen. Für Arbeitgeberinnen ist die Handhabung dieser Karten zudem sehr einfach, da sie regelmäßig per Dauerauftrag aufgeladen werden können – ein geringer Aufwand mit großem Nutzen.

Die guudcard entspricht den Anforderungen regionaler Einschränkungen gemäß § 2 Absatz 1 Nr. 10 a ZAG. Arbeitgebende haben durch sie die Möglichkeit, den nachhaltigen Konsum innerhalb ihres Teams zu fördern. Mit der guudcard können Mitarbeiter:innen ihre Einkäufe bei lokalen, umweltfreundlichen Händlern in ihrer Region tätigen. Als eine MasterCard Prepaid-Karte, bietet die guudcard vielfältige Nutzungsmöglichkeiten – von Bio-Supermärkten bis hin zu umweltschonenden Verkehrsmitteln und nachhaltigen Modegeschäften. Dies eröffnet den Mitarbeiter:innen eine große Bandbreite an nachhaltigen Einkaufs-Optionen. Indem Arbeitgebende die guudcard zur Verfügung stellen, tun sie nicht nur etwas Gutes für ihr Team, sondern fördern auch nachhaltiges Handeln über die Grenzen des Unternehmens hinaus.

Gemäß 19.6, Abs. 1 LStR könnt ihr euren Mitarbeiter:innen für persönliche Anlässe wie Geburtstage oder Jubiläen bis zu dreimal jährlich Geschenke bis zu 60 Euro steuerfrei überreichen. Falls ihr euch auch hier für die nachhaltige Option interessiert, dann bietet der guudschein eine umweltfreundliche Lösung, denn dieser ermöglicht es, eine Vielzahl von nachhaltigen Online-Shops zu entdecken und zu erkunden. So sorgt ihr bei jedem Anlass für nachhaltige Freude.